Ter uma cultura favorável a mudanças e melhorias é fundamental para uma empresa de sucesso. Mas somente isso não basta. É comum existirem várias boas ideias engavetadas a espera de um primeiro passo para implantação. Frequentemente vemos gestores imersos em suas rotinas, causando uma indesejável inércia nos processos de transformação. Como e qual deve ser o primeiro passo?
Toda e qualquer metodologia ou roteiro de solução de problemas, seja PDCA, DMAIC, 8D, ou A3 (iremos detalhar cada uma destas ferramentas futuramente), ou até mesmo metodologias clássicas de pesquisas científicas, antes de partir para a etapa da ação, passam por minuciosas etapas de identificação, quantificação, entendimento, definição e delimitação do(s) problema(s) a ser(em) resolvido(s).
É muito frequente testemunhar (principalmente nos trópicos) a mentalidade do “fazejamento”. Não só em meios profissionais encara-se o planejamento como perda de tempo, passando-se então a planejar e executar ao mesmo tempo.
Vejamos, por exemplo, a necessidade de emagrecimento de um indivíduo. A grande maioria das pessoas procura atalhos, fórmulas mágicas na internet, ou mesmo, sem nenhuma orientação profissional, entende que o melhor a se fazer é “fechar a boca” para perder peso rapidamente. Possivelmente, se esse indivíduo tiver certo grau de disciplina, terá resultados no curto prazo.
Mas será que esses resultados serão sustentáveis uma vez que nenhum hábito foi alterado de fato? Teria valido a pena passar por isso e ainda assumir outros riscos à saúde devido a efeitos colaterais desconhecidos? Por que buscar atalhos se existem profissionais nutrólogos capacitados para conduzir este processo? Provavelmente a resposta seria: para não perder tempo…
Um nutricionista, antes de sugerir uma dieta, irá avaliar uma gama enorme de fatores que podem influenciar a saúde alimentar daquele paciente. Desde a sua faixa etária, a pesquisa dos seus hábitos alimentares, exames físicos para entender as massas óssea, magra e gorda. Também serão feitos exames para conhecer a dosagem de minerais e seus componentes, níveis de colesterol, triglicérides, vitaminas etc.
Somente a partir de todo esse mapa de situação completo, o profissional irá traçar um plano nutricional, balanceando a quantidade dos alimentos ingeridos, como gorduras, carboidratos, proteínas etc. Além de quais alimentos, o profissional irá orientar o paciente quanto ao modo de preparo das refeições, adaptar a dieta à rotina e ao orçamento do paciente. Irá também sugerir algum tipo de exercício físico de acordo a sua condição.
Como resultado desse plano é possível estabelecer metas de curto, médio e longo prazos e uma frequência de acompanhamento da evolução desse paciente.
Então, qual das duas atitudes realmente levará essa pessoa a perder tempo? Convenhamos, tomando o segundo caminho, teremos muito mais chances de obter sucesso, e os resultados alcançados serão muito mais sustentáveis.
Voltando ao âmbito profissional, é muito comum encontrarmos Empresários, CEOs, Diretores e Gerentes de grandes empresas pressionando equipes para atingirem resultados e muitas vezes forçando-os a pularem etapas e pegarem atalhos, com a falsa sensação de estarem extraindo o melhor dos times e ganhando tempo na solução dos problemas.
Esses atalhos no estudo do problema, no levantamento das hipóteses e no planejamento das ações, faz com que o momento de execução seja muito mais problemático, enfrente situações que não haviam sido previstas e deveriam, provocam retrabalhos, e sofrem revezes que arranham a credibilidade daquela equipe ou pessoa que lidera um grupo de melhoria ou projeto. O projeto é adiado, os prazos se alongam, os recursos necessários são maiores do que o previsto e tudo vai por água abaixo. Novamente frustrações, stress, pressão e investimentos sem os retornos esperados.
Entendemos que agilidade é importante para atingir resultados rápidos, mas isso é muito diferente de fazer mutilações metodológicas que acabam tornando o processo muito mais doloroso e muitas vezes ineficiente e eficaz.
Processos de mudanças abruptas, tendem a ser Top-Down ou em português claro, “empurrados de goela abaixo”. Podendo sim dar resultados no curto prazo, porém as chances desses resultados retrocederem são muito maiores. Se o envolvimento dos interessados não é conduzido de forma adequada, e não mudam hábitos e aspectos culturais no mindset dos atores, com o passar do tempo, tudo volte a ser como era antes.
Como consultores de Gestão, atuando em uma variedade enorme de empresas, processos e ramos de atividade, não possuímos soluções prontas nem mágicas. O que existem são metodologias que nos permitem chegar às soluções em conjunto com nossos clientes, unindo nosso conhecimento e know-how em Gestão e na Ciência da Melhoria, ao conhecimento técnico dos clientes.
Tudo parte da base de um DIAGNÓSTICO OPERACIONAL bem executado, valendo-se das mais variadas ferramentas como VSM, Gemba Walks, Fluxogramas, Estudos de acompanhamento a campo Individuais e de Grupo, entrevistas e consultas aos diversos pontos de vista da organização etc.
Em suma, uma radiografia da situação atual, permite definir o(s) problema(s), estabelecer prioridades com clareza, tempo e recursos necessários para atingir um ganho esperado. Também possibilita balizar o curso das ações subsequentes: traçar as Metas, identificar as causas dos problemas, desenvolver e implantar as soluções simples e criativas para a posterior etapa de monitoramento e controle, bem como fazer os devidos ajustes finos continuamente.
Desta forma, aumentamos significativamente a probabilidade de atingirmos nossos objetivos. E o tempo, geralmente considerado “perdido” na identificação e quantificação das oportunidades, se mostra crucial para o sucesso da iniciativa. Assim, entendemos que não é tempo perdido, e sim tempo investido.
Albert Einstein, certa vez disse: “Se eu tivesse uma hora para resolver um problema e minha vida dependesse da solução, eu gastaria os primeiros 55 minutos determinando a pergunta certa a se fazer, e uma vez que eu soubesse a pergunta, eu poderia resolver o problema em menos de 5 minutos.”
Desejar inovações, criar planos, vai muito além de apenas idealizá-los: é muito importante que qualquer projeto desejado, seja também Planejado, Gerido e Monitorado. Para fazê-lo com qualidade e iniciar uma jornada de transformação bem sucedida, comece compreendendo minuciosamente a realidade realizando um diagnóstico completo da situação atual.
Rodrigo López
Sócio Consultor da IMPULSE Management Consulting
Especialista em Melhoria Contínua / Blackbelt em Lean Six Sigma
Administrador pela Fundação Getúlio Vargas (FGV)
Economista pela Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT)
E-mail: rodrigolopez@impulse.consulting
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/rodrigo-lópez1987
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